Nawet częściowe wdrożenie systemu CRM niesie ze sobą wiele pułapek, których unikniemy jedynie wtedy, gdy przygotujemy się do całego procesu w sposób kompleksowy. Planowanie jest tutaj czynnikiem kluczowym – a polega ono na korzystaniu nie tylko z analiz funkcjonowania własnego przedsiębiorstwa, lecz również z doświadczenia innych. Warto zauważyć, iż na przestrzeni lat znacząco poprawiła się zarówno dynamika wprowadzania innowacyjnego oprogramowania, ale też pomyłki zaczęły występować rzadziej.
W tym artykule znajdziesz cztery następujące pytanie jakie trzeba sobie zadać przed wdrożeniem systemu CRM:
1. Jaki cel ma firma, która planuje wprowadzenie systemu CRM?
2. Jak długo trwa proces implementacji CRM?
3. Jak nakłonić pracowników do korzystania z innowacji technologicznych?
4. Jaki jest koszt wdrożenia programu CRM?
1. Jaki cel ma firma, która planuje wprowadzenie systemu CRM?
Przed wdrożeniem systemu CRM warto rozważyć podstawowe kwestie, aby uniknąć podstawowych pomyłek. Proces implementacji musi naturalnie rozpocząć przeanalizowanie sytuacji, jaka panuje w firmie, sposobu jej funkcjonowania, planowanych strategii rozwoju czy metod komunikacji wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa. Na tej podstawie można ustalić główny cel, dla którego planujemy korzystanie z systemu zarządzania kontaktami z klientami. Istotne jest przede wszystkim pytanie, co chcemy uzyskać w ramach inwestycji naszych środków w to technologiczne rozwiązanie. Co ważne, trzeba szukać precyzyjnych odpowiedzi – ogólniki w żadnym stopniu nie przysłużą się bowiem strategii rozwojowej – co więcej, niemożliwością będzie sprawdzenie faktycznej efektywności w ramach funkcjonowania systemu CRM. Cele stawiane przez organizację każdorazowo muszą być więc konkretne i mierzalne.
2. Jak długo trwa proces implementacji CRM?
Wiele zależy od tego, czy przed zapoczątkowaniem konkretnych działań zastosowana zostanie odpowiednia do sposobu funkcjonowania oraz rozmiarów firmy strategia. Należy przygotowywać całą strukturę organizacyjną na przyjęcie nowej technologii. Konieczne jest również przeszkolenie pracowników (niezwykle ważne, by wybrać taki rodzaj kursu, który będzie cechowała uniwersalność). Szkolenia mogą trwać od kilkunastu do kilkudziesięciu godzin i są rozplanowywane na kilka dni. Naturalnie warto zdecydować się na wdrożenie takiego systemu, który będzie zapewniał pomoc techniczną na każdym etapie użytkowania. To bardzo istotne zwłaszcza w pierwszych dniach korzystania przez pracowników z nowego rozwiązania.
3. Jak nakłonić pracowników do korzystania z innowacji technologicznych?
Kolejnym istotnym elementem procesu jest wprowadzenie właściwej atmosfery w firmie. Niejednokrotnie implementacja nowych technologii czy rozwiązań logistycznych może budzić opór
pracowników, szczególnie, jeśli mają swoją ustaloną rutynę. Warto przekonać ich, iż innowacje są korzystne nie tylko dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale też w znaczący sposób mogą ułatwić codzienną pracę, i to na każdym szczeblu. Dzięki systemom CRM można poprawić m.in. komunikację wewnątrz firmy. Gdy zaś przepływ informacji staje się łatwiejszy, dużo lepiej przebiegają inne procesy – jak delegowanie obowiązków, ustalanie harmonogramów etc. Dodatkowo – raporty dzięki systemom CRM są generowane automatycznie, co stanowi znaczne udogodnienie szczególnie dla pracowników działu kadr. Zmotywowanie zespołu do używania CRM wcale nie jest trudne, o ile użyjemy właściwych argumentów. Natomiast jeśli chodzi o (często negatywnie postrzegane) szkolenia, to warto wybrać takie, które będą prowadzone w sposób kompleksowy, ale również dostosowany do wiedzy i umiejętności każdego z pracowników.
4. Jaki jest koszt wdrożenia programu CRM?
Barierą dla wielu firm pozostaje przypuszczenie, jakoby wdrożenie systemu zarządzania kontaktami z klientami wiązało się z wysokimi wydatkami. Po raz kolejny wiele zależy od odpowiedniego zaplanowania całego procesu. Naturalnie należy brać pod uwagę nie tylko koszty samego oprogramowania, lecz również przygotowania zaplecza technicznego oraz strategicznego w firmie. By w znacznym stopniu obniżyć koszty warto skorzystać z opcji SaaS – wtedy można opłacać usługę systematycznie, w trybie comiesięcznym bądź co kwartał. Dodatkowo nie wymaga ona wdrażania dodatkowych rozwiązań, bo cała platforma dostępna jest w trybie online, i to całodobowo, z każdego miejsca, a ewentualna pomoc techniczna także jest dostępna bez przeszkód.
