Obecnie coraz popularniejsze stają się inne formy pracy, które pozwalają na obniżenie kosztów zatrudnienia. Telepraca – czyli inaczej praca zdalna to określenie na relację zawodową, w której pracodawca powierza pracownikowi obowiązki do wykonywania poza siedzibą firmy.
Kluczowe pozostaje tutaj precyzyjne sformułowanie oczekiwań a także odpowiedni poziom obowiązków – jeżeli konieczna jest prócz tego koordynacja pracy zespołu. Na szczęście na rynku nie brakuje rozwiązań, które ułatwiają zarządzanie zespołem.
Korzyści i zagrożenia
Jakie są najważniejsze korzyści oraz zagrożenia płynące z wprowadzenia telepracy w wymiarze częściowym lub całkowitym? Dla pracowników to przede wszystkim większy komfort – oszczędność czasu oraz kosztów dojazdu do firmy. Z kolei dla pracodawców taka forma gwarantuje oszczędności – maleją koszty zatrudnienia wynikające z konieczności zorganizowania stanowiska pracy oraz niezbędnych narzędzi do niej. Firma ma także szanse pozyskania specjalistów z danej dziedziny, którzy mieszkają w dużym oddaleniu od siedziby. Zdalna forma zatrudnienia najbardziej sprawdza się wśród osób analizujących i przetwarzających informacje, a także w firmach niewielkich i rozwijających się. Nie należy zapominać o zagrożeniach, do których zaliczane są m.in. : trudności w sprawowaniu kontroli nad realizacją zadań, zakłócenia na kanałach komunikacyjnych pomiędzy pracownikami a kierownictwem, a także konieczność wprowadzenia samodyscypliny oraz zwiększenie ilości obowiązków dla pracowników. Jak zatem w łatwy sposób zarządzać zdalnie zespołem?
Nowoczesne technologie receptą na sukces
Odpowiedzią na tę potrzebę są rozwiązania informatyczne oraz strategiczne. Kierowanie wirtualnym zespołem wymaga posiadania odpowiednich narzędzi. Komunikowanie się na odległość, rozdzielanie zadań, koordynowanie ich realizacji w ustalonym porządku mogą stanowić nie lada wyzwanie logistyczne. Warto zainwestować w takie narzędzia, które umożliwią utworzenie wielu kanałów komunikacyjnych, tak aby zarówno menadżer miał możliwość porozumienia się z każdym z członków zespołu, jak i by każdy wykonawca mógł skonsultować swoje dotychczasowe działania z innymi współpracownikami. Należą do nich różnego rodzaju komunikatory, zarówno te ogólnodostępne, jak i nastawione na bardziej profesjonalnych użytkowników.
W kwestii zarządzania realizacją zadań dobrym pomysłem może być wdrożenie systemu CRM. Dzięki niemu można usprawnić proces udostępniania informacji na kanałach wewnętrznych, jak i cedowania obowiązków na konkretnych członków zespołu. Innym konceptem pozostaje np. aplikacja społecznościowa Yammer, z tym, że tutaj występują większe ograniczenia. Wymiana informacji ogranicza się do jednego przedsiębiorstwa. Takie rozwiązanie ma swoje wady i zalety – z jednej strony pozwala na większą integrację całego zespołu oraz na ochronę przed dostępem do danych przez osoby trzecie, jednak z drugiej strony – to dużo mniej uniwersalna propozycja. Niezależnie od wybranego medium najistotniejsze pozostaje regularne nawiązywanie kontaktów z członkami załogi, zwracanie uwagi na koordynowanie wszystkich terminów w ramach wykonywania zadań, jak i regularne motywowanie pracowników do sumiennego wykonywania obowiązków. Bardzo ważne są również cykliczne raporty – w ramach systemów CRM generowane automatycznie. Dzięki nim można w trybie natychmiastowym modyfikować strategię sprzedaży, rozdzielać zadania etc.
