Agencje eventowe stanowią miejsca specjalizujące się w organizacji spędzanego czasu – zarówno w zakresie imprez firmowych, integracyjnych, jak i wydarzeń innego typu. Istotą ich funkcjonowania pozostają więc kontakty z klientami oraz dobra komunikacja.
Współcześnie, niestety, trudno jej takowe wypracować. Dlatego konieczne jest posiłkowanie się dodatkowymi elementami, zarówno internetowymi, jak i pochodzącymi z innych źródeł. Jednym z nich pozostają na pewno systemy CRM, czyli zarządzanie relacjami z klientami. A ci zdecydowanie pełnią kluczowe znaczenie w funkcjonowaniu firm o tym konkretnym profilu – szczególnie, że grafiki nie zawsze zapełniają się dodatkowymi zleceniami, toteż priorytetem pozostaje utrzymywanie stałych i pozytywnych relacji z klientami zaznajomionymi już z ofertą firmy.
Specyfika funkcjonowania agencji eventowych sprowadza się również do konieczności współpracy z innymi podmiotami. Mogą do nich należeć m.in. restauracje, firmy specjalizujące się w tworzeniu elementów graficznych tudzież innego typu instytucje, dla których wizualność oraz jakość świadczonej usługi stanowią kluczowy element.
Jaki CRM dobrać do potrzeb agencji eventowej
Niezależnie od tego, w jakiej branży system CRM będzie wykorzystywany, musi on zapewniać pełną mobilność. Sporym ułatwieniem dla działających dynamicznie podmiotów, takich jak opisana powyżej agencje eventowe, pozostają CRM-y zaprojektowane w modelu SaaS (System as a Service). Nie wymagają one skomplikowanych procesów wdrożeniowych, a ich obsługa jest intuicyjna – dodatkowo są dostępne również w formie aplikacji na urządzenia przenośne. Biorąc pod uwagę specyfikę funkcjonowania firm eventowych, takie rozwiązanie jest wręcz idealne. Bardzo ważną cechą nowoczesnych systemów CRM jest ich intuicyjność – użytkowanie podobnych programów nie powinno nastręczać trudności nawet laikom. Niemniej jednak, decydując się na wdrożenie podobnego rozwiązania warto przemyśleć również ewentualną potrzebę przeszkolenia zespołu. Ostatecznie CRM to jedynie narzędzie, zaś od kompetencji pracowników zależy, czy będzie ono optymalnie wykorzystywane na co dzień. Czym jeszcze powinien charakteryzować się optymalnie dobrany system CRM ? Bardzo istotna jest budowa modułowa, dzięki której można dopasować program do konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa. Do podstawowych elementów należą oczywiście:
- kompleksowo zbudowana baza klientów – przy czym istotnym jest, by informacje do niej pozyskiwane były co najmniej z kilku źródeł. Wykorzystywaną już od kilku sezonów innowacją pozostaje zintegrowanie z portalami społecznościowymi. Dla agencji eventowej takie rozwiązanie ma znaczenie podwójne – poza zdobyciem bardziej szczegółowych danych na temat konsumentów, można również stworzyć ich profil jako uczestników konkretnych wydarzeń;
- narzędzie do zarządzania transakcjami – tymi archiwalnymi, jak i tymi, które dopiero mają zostać przeprowadzone;
- szczegółowy terminarz wraz z opcjami przypomnień o konkretnych działaniach, jakie należy podjąć;
- konstruowanie raportów – wraz z analizą wyników, jakie firma osiąga w konkretnych przedziałach czasowych. Dzięki monitorowaniu pracowników (istotnym tak w większych, jak i mniejszych przedsiębiorstwach) można usprawnić komunikację wewnętrzną, ale też skuteczniej formułować strategie działań na kolejne dni, tygodnie oraz miesiące;
Warto pamiętać, iż sprawne funkcjonowanie firm eventowych jest zależne przede wszystkim od płynnie prowadzonej komunikacji – nie tylko w zespole, ale przede wszystkim z klientami. Tylko w ten sposób można upewnić się, że oferowane przez nas usługi są adekwatne do potrzeb konsumentów. Nie należy przy tym lekceważyć komunikatów zwrotnych. Dzięki systemowi CRM zdecydowanej poprawie ulec może budowanie długofalowych relacji z klientami. Szczególnie, jeśli monitorowane będą wszystkie kanały komunikacyjne – zarówno te oparte na wirtualnych, telefonicznych, jak i osobistych kontaktach.
Wykorzystywanie różnorodnego typu platform Social Media to kolejny element, który decyduje o sukcesie firmy eventowej – w połączeniu z odpowiednio dobranym systemem CRM w prosty sposób można stworzyć skuteczną strategię PR, pozyskiwać nowych klientów, a także budować wizerunek marki od podstaw. Ma to wyjątkowe znaczenie zwłaszcza w przypadku firm dopiero się rozwijających, założonych w charakterze start-upów bądź oferujących usługi “niszowe”, tworzone z myślą o wąskiej grupie zainteresowanych użytkowników.
Jak jeszcze usprawnić zarządzanie projektami?
Dzięki zastosowaniu efektywnego systemu CRM możliwe jest zredukowanie pewnych obowiązków do minimum – bazy danych aktualizują się automatycznie, podobnie generowane są raporty. Tym samym firma eventowa może się skoncentrować na tym, co naprawdę istotne, a więc na spełnianiu potrzeb klientów. W momencie, gdy komunikacja jest ułatwiona, a kwestie organizacyjne nie pochłaniają tak wiele energii oraz czasu łatwiej też znaleźć nowe kreatywne pomysły – co jest w branży organizowania eventów kluczowe. Naturalnie równie istotne jest tworzenie szczegółowych harmonogramów działania – a więc takich, które uwzględniają następujące po sobie etapy przygotowywania konkretnego wydarzenia. Strategia postępowania to jeden z tych elementów, bez którego żadna eventowa agencja po prostu nie może funkcjonować. Na szczęście w ramach profesjonalnych (a równocześnie prostych w obsłudze) systemów informatycznych łatwo jest zadbać o rozwój tej sfery. CRM dla firmy eventowej nie musi być narzędziem o rozbudowanej strukturze. Najważniejszą rolę pełnią tutaj wspomniane już, podstawowe funkcje, jak baza kontaktów, transakcji oraz kalendarz. Niemałe znaczenie ma także możliwość podziału obowiązków między pracownikami – wirtualnie oraz w trybie natychmiastowym. Dzięki systemowi CRM można na bieżąco rozdzielać zadania, tym samym przyspieszając ich kompleksową realizację. W branży tworzenia eventów to wartość niemal bezcenna – zważywszy na to, iż w ramach realizacji konkretnego zlecenia każda kolejna godzina jest czasem na wagę złota. Tym bardziej, że poszczególne zlecenia mogą posiadać znacząco różnorodne profile. Dzięki odpowiedniej organizacji oraz delegowaniu poszczególnych zadań, żadne z nich nie będzie wyzwaniem – począwszy od konferencji biznesowej, poprzez firmowe imprezy, a na organizowanych dla dzieci imprezach skończywszy.
W kwestii dbałości o komunikację firmy, szczególnie z zewnętrznymi podmiotami, ważne jest również zwrócenie uwagi na to, w jaki sposób (oraz z jaką częstotliwością) tworzone są harmonogramy przyjmowania oraz realizowania konkretnych zamówień. Ma to bowiem zasadniczy wpływ na tworzenie kolejnych etapów projektu, zawierających m.in. plan prób, montażu niezbędnych instalacji, eventu oraz innych związanych z realizacją zlecenia czynności.
