Rozbudowana sieć kontaktów to solidny fundament rozwoju przedsiębiorczości. Biznes oznacza relacje, relacje oznaczają połączenia: ludzi z innymi ludźmi, organizacjami, produktami, pomysłami. Dlatego już właściciele małych firm często szukają odpowiedniego systemu CRM do pomocy w prowadzeniu swojej firmy.
Przyjemność z korzystania z InStream.io rozpoczyna się już przy pierwszych czynnościach: wprowadzania danych. Przeciętny system CRM zostawia Cię samego z tym zadaniem. InStream.io aktywnie Cię wspiera dzięki swojemu automatycznemu narzędzi do transferu danych. InStream.io funkcjonuje w oparciu o Twoją skrzynkę mailową. Możesz go także skonfigurować ze swoimi kontami w mediach społecznościowych i innymi platformami. Ta możliwość zapewnia Ci ogromna ilość danych, z którymi możesz rozpocząć swoją pracę – pobierz wszystkie swoje kontakty do platformy poprzez jeden klik.
Platforma InStream.io oferuje dwa podstawowe typu kontaktów: ludzie (pojedyncze osoby) i firmy (organizacje, które składają się z minimum jednej osoby). Jak to dokładnie działa?
Kiedy system pobiera dane Twoich kontaktów (lub Ty wprowadzasz je ręcznie) nie ma jeszcze między Wami (Tobą a kontaktem) nawiązanej relacji. Przez relację rozumiem osobistą historię interakcji. Wszystkie kontakty, które trafiają do Twojego systemu są umieszczane w folderze People. W momencie kiedy zaczniesz dodawać do platformy poszczególne firmy możesz połączyć dane osoby (pracowników, reprezentantów) z organizacjami. Nie ma limitu osób przynależących do jednej firmy. Możesz także podpiąc jedną osobę do kilku organizacji. Dzięki tej funkcji Twoja sieć kontaktów jest jasna i wyraźna. Pozwala to także na szybką identyfikację i odnalezienie osoby, z którą musisz się skontaktować. Na przykład: otrzymujesz telefon od osoby X z firmy ABC, która przekazuje Ci, że osoba Y czeka na ważna dane od Ciebie. W porządku! Wprowadzasz do systemu nazwę firmy i wchodzisz na jej profil – wszyscy jej członkowie, z którymi kiedykolwiek sie kontaktowałeś są tam wymienieni. Teraz odnalezienie osoby Y to pestka – zwykle jestes w kontakcie z nie więcej niż kilkoma (kilkunastoma) osobami z jednej firmy, prawda? Teraz wyślij mu szybko te dane!
Twoje kontakty (zarówno osoby jak firmy) mogą być prezentowane w widoku kafelkowym lub rzędowym. Każdy z nich posiada inne opcje:
KAFELKI wyglądają jak tradycyjne wizytówki biznesowe i zawierają jedynie dane osobowe i siłę relacji (prezentowaną wizualnie w postaci zamalowanej linii). Siła relacji jest mierzona na podstawie ilości interakcji. Kafelek umożliwia Ci łatwe dodanie osoby do nowej list – wystarczy kliknąć na okrągły przycisk z plusem w środku (po prawej stronie wizytówki). Wówczas, w nowym oknie ukazują się wszystkie Twoje listy relacji, aby ułatwić Ci szybki wybór. Kiedy umieścisz kursor w prawym górnym rogu prostokąta – pojawi się odwrócony wykrzyknik. Po kliknięciu go, wizytówka się odwraca ukazując Ci dane kontaktowe danej osoby: adres e-mail i numer telefonu.
WIDOK KAFELKOWY PRZUPOMINA TRADYCYJNE WIZYTÓWKI
RZĘDY są dłuższe i nieco węższe niż kafelki . Eksponują one wszystkie Twoje kontakty jeden pod drugim. Jeden wiersz (rząd) prezentuje nieco więcej informacji niż wizytówka: imię osoby, adres mailowy (który umożliwia natychmiastowy kontakt z daną osobą – jeden klik i pojawia się okno nowej wiadomości). Następnie w wierszu widoczne są trzy ikony mediów społecznościowych – te o ciemniejszej barwie odnoszą się do dango kontaktu (pozostałe nie zostały uzupełnione). W widoku rzędowym możesz dodać Follow-up do danej osoby (ikona żarówki a także dołączyć ją do kolejnej listy. Ostatnia z opcji (kwadratowa ikona) umożliwia Ci: archiwizację kontaktu (całkowite usunięcie jest niemożliwe), połączenie kilka kontaktów w jedną relację (wszystkie interakcji będą ukazywane w jednym streamie) i masowy transfer kontaktów do nowej listy.
WIDOK RZĘDOWY PREZENTUJE WIĘCEJ INFORMACJI O KONTAKCIE
Bez względu na widok, z jakiego korzystasz, zawsze masz do dyspozycji kilka podstawowych funkcji. Ich ikony są ulokowane w górnym pasku.
1. Informacja o Twojej lokalizacji na platformie (widoczna jako CONTACTS >> PEOPLE lub COMPANY),
2. Wybór widoku (kafelki lub rzędy – symbolizowane przez adekwatne ikony),
3. Opcje sortowania w oparciu o siłę relacji (rosnąco lub malejąco). Bardzo wygodne w przypadku gdy chcesz odezwać się do osób, z którymi dawno nie nawiązywałeś kontaktu,
4. Opcja filtrowania, która umożliwia Ci przeglądanie jedynie wybranych kontaktów, w oparciu o kryteria, które sam stworzysz (ikona lejka),
5. Dodawania nowego kontaktu (okrągły przycisk z plusem w środku, ulokowany w prawym rogu paska)
DODAWANIE NOWEGO KONTAKTU
Gdy chcesz ręcznie dodać nową osobę do swojej bazy kontaktów, wystarczy, że klikniesz w okrągły przycisk z plusem – wówczas pojawi się małe okno. Zostaniesz poproszony o uzupełnienie podstawowych danych: imię i nazwisko, e-mail i numer telefonu. Na tym etapie możesz również dodać linki do kont w mediach społecznościowych. Na końcu system umożliwia natychmiastowe stworzenie relacji poprzez dodanie kontaktu do wybranej listy. Jeżeli chcesz pominąć ten krok, kliknij przycisk „Save”.
PEŁEN PROFIL
Aby otworzyć pełen profil kontaktu należy kliknąć w środek wizytówki (kafelka) lub wiersza (rzędu). Wówczas Twoim oczom ukażą się wszystkie szczegóły dotyczące danej osoby lub firmy, czyli:
- wszystkie listy relacji, do których dany kontakt należy (łącznie z nazwą relacji, jej statusem i właścicielem),
- dane kontaktowe (e-mail, numer telefonu i inne – np. adres pocztowy),
- Customs Fields (osobiste pola) czyli pola wypełnione Twoimi prywatnymi notatkami na temat danej osoby – jej preferencji, gustów czy kaprysów. Zapisz tu wszystko, co – Twoim zdaniem – jest przydatne do rozwoju danej relacji.
- Closest Connection (najbliższe połączenie) to najlepsza osoba kontaktowa z Twojej firmy, wybrana na podstawie ilości interakcji (w przypadku kontakty typu People). W pełnym widoku kontaktu typu Company otrzymujesz informację na temat sugerowanej osoby do kontaktu z danej organizacji,
- Related Companies (powiązane firmy) ukazują wszystkie organizacje, do których należy dana osobya. W przypadku firmy sekcja ta ukazuje wszystkich jej pracowników i reprezentantów.
- Notatki – dodatkowe miejsce na Twoje zapiski,
- aktywność w mediach społecznościowych zebrana ze wszystkich połączonych platform (wyświetlana po prawej stronie ekranu),
- wszystkie podstawowe funkcje (takie jak dodawanie kontaktu do listy, łączenie go z innym czy archiwizacja) – widoczne na pasku na górze ekranu.
STWÓRZ REALNY OBRAZ SWOJEGO KLIENTA
Na dodatek, InStream.io wspiera Cię sprytnymi podpowiedziami w kwesti komunikacji z daną organizacją lub osobą:
- wskazuje najodpowiedniejszą osobę z Twojej firmy do kontaktu z danym klientem, partnerem, dostawcą.
- wskazuje pracownika danej firmy, z którą Twoja firma ma najlepsze relacje, zatem z nim najlepiej kontaktować się w pierwszej kolejności (lub w sprawach delikatnych).
InStream.io wspiera pracę zespołową – platforma niesamowicie usprawnia proces dzielenia się danymi z pracownikami firmy:
- możesz udostępniać swoją relację nieograniczonej ilości osób,
- sam decydujesz jak dużo chcesz udostępnić – całą listę, relację lub może tylko fragment korespondencji (np. maila),
- decydujesz czy dana osoba może jedynie obserwować udostępnioną treść czy także ją edytować bądź komentować
Teraz, kiedy wiesz już jak używać InStream.io by zoptymalizować zarządzanie danymi – czas stać się duszą (biznesowego) towarzystwa!
