Przez ostatnie tygodnie, a może nawet miesiące Twoim głównym wyzwaniem było wybranie odpowiedniego systemu CRM dla Twojego zespołu. Udało się! System wydaje się spełniać wszystkie wymagania, być prosty w obsłudze, inteligentny i co najważniejsze użyteczny. Niestety większość z tych zalet dostrzegasz jedynie Ty.
Dlaczego Twój zespół odnosi się z niechęcią do wybranego przez Ciebie systemu? Jak zbić obiekcje pracowników i przekonać, że właśnie CRM jest im potrzebny do podniesienia efektywności i polepszenia wyników sprzedażowych? W poniższym artykule odpowiadamy na wymówki, które słyszy większość managerów zanim przekona swój zespół do wybranego rozwiązania.
1. Nie wiem w jaki sposób korzystanie z narzędzia pomoże mi w osiągnięciu wyników
Zadaj pytanie każdemu członkowi zespołu, który czuje niechęć do nowego rozwiązania co jest największą przeszkodą w wykonywaniu codziennych obowiązków. Porównaj odpowiedzi z ułatwieniami oferowanymi przez wybrany system. Dzięki temu w łatwy sposób pokażesz każdemu jaką będzie miał korzyść z wdrożonego systemu i zachęcisz do wypróbowania nowego narzędzia. Pamiętaj jednak, że zanim przeprowadzisz swój wywiad musisz dobrze poznać system. Najgorszym zakończeniem rozmowy będzie przyznanie się, że nie wiesz czy dany system faktycznie rozwiązuje podane problemy.
Oprócz tego zaplanuj spotkanie na którym szczerze porozmawiasz z całym zespołem o nowym systemie – ich uwagi mogą okazać się bardzo cenne. Dzięki nim zweryfikujesz czy system rzeczywiście spełnia swoją rolę, czy jest jedynie niepotrzebnym kosztem. Z drugiej strony jeżeli Twoi współpracownicy będą wiedzieli, że oczekujesz od nich konkretnych wniosków po używaniu systemu w określonym czasie będą mieli większą motywację do używania lub testowania nowego programu. Jeżeli system rzeczywiście spełnia Twoje potrzeby, to testy wypadną pomyślnie i przełamią pierwszą barierę – wdrożenia nowego standardu pracy.
2. Jestem przyzwyczajony do notowania zadań w moim kalendarzu
Jedną z najczęściej słyszanych wymówek, które mają obronić przed zmianami jest zasłanianie się nawykami: „Codziennie rano rozpoczynam pracę od przeglądania zadań w moim kalendarzu i ustalania priorytetów na najbliższe godziny pracy. To moja rutyna”.
Ludzie wypracowują swoje nawyki, by odciążyć umysł i zachować więcej energii na niestandardowe działania wykraczające poza schemat. Każdy z nas je ma i podświadomie chroni, bo ułatwiają życie. Niestety nasz wrodzony instynkt obronny i niechęć do zmian hamuje wiele korzystnych rozwiązań. Jak przekonać siebie i innych, że zmiana wyjdzie na dobre? Zastanów się co daje Ci zmiana.
Zamiana papierowego kalendarza na przypomnienia i kalendarz w systemie pozwala zaoszczędzić czas. Automatycznie ustawione przypomnienie o ponowieniu kontaktu jest również widoczne w kalendarzu do którego masz dostęp z każdego urządzenia posiadającego połączenie z Internetem. Co więcej logując się codziennie rano do systemu, żeby zrewidować swoje informacje o klientach pierwszym co widzisz są zadania, które na Ciebie czekają. Oprócz tego system automatycznie porządkuje według kolejności chronologicznej.
Tyle zalet powinno przekonać nawet największych sceptyków, ale co jeżeli w odpowiedzi usłyszysz jedynie: „nie chcę żeby inni widzieli jakie zadania mam zaplanowane na dzisiaj”. Nie ma problemu. W dobrym CRM inni widzą jedynie zadania, które im udostępnisz.
3. Nie chcę marnować czasu na uzupełnianie danych w bazie
Sprzedawcy są z reguły bardzo dynamicznymi osobami, które nie lubią administracyjnej części swojej pracy polegającej na skrupulatnym uzupełnianiu baz danych. Z drugiej strony bez zbierania informacji o klientach firma nie jest w stanie się rozwijać. Jak wybrnąć z tej sytuacji by wilk był syty i owca cała?
Wyjaśnij im, że nowy system zautomatyzował zbieranie danych. W ten sposób handlowcy zaoszczędzą czas i energię, którą mogą przekierować na działania przybliżające ich do prowizji, a Ty masz pewność, że bazy danych są na bieżąco aktualizowane i kompletne.
Automatyczne zbieranie danych ma jeszcze jedną bardzo ważną zaletę – tak dodane informacje trafiają do systemu szybciej, nie zawierają błędów i są w pełni obiektywne. Nikt nie musi poświęcać swojej energii na właściwe opisanie przebiegu komunikacji mailowej z danym klientem, skoro widzi ją w systemie. W zamian może poświęcić energię, by tę komunikację poprawić.
4. System wydaje mi się zbyt skomplikowany – nie mam czasu się go uczyć
Pamiętasz radę z pierwszego punktu? Szczera rozmowa o problemach napotykanych na drodze do zamierzonego celu obnaża wiele potrzeb. Jeżeli wybierzesz system, który rozwiązuje problemy Twojego zespołu, ale nie jest korporacyjnym narzędziem przeładowanym funkcjami nauczenie się go w zadowalającym stopniu powinno zająć kilka dni pracownikom, którzy nie wzięli udziału w szkoleniach.
Kilka dni w porównaniu z długoterminową perspektywą korzyści i wielu ułatwień wydaje się czasem, który z pewnością warto poświęcić na naukę. Dodatkowo znajomość nowych systemów, nawet tych mniej znanych zawsze podnosi kompetencje.
Dodatkowo miesiąc, który Twoi handlowcy przeznaczą na naukę możesz zakończyć testem z systemu, którego zwycięzca otrzyma atrakcyjną nagrodę – np. wyjście na kolację dla dwóch osób. Wdrożenie rywalizacji do procesu uczenia podniesie motywację i pozwoli większości lepiej opanować działanie nowego programu w krótszym czasie.
5. Nie chcę żeby inni mieli dostęp do informacji o moich klientach
Budowanie silnych relacji z klientami wymaga dużo czasu i energii. Zdobyte informacje o indywidualnych upodobaniach, nie zawsze bezpośrednio związane z oferowanymi rozwiązaniami są często kluczem do sukcesu. Nic więc dziwnego, że pracownik, który zbiera o danym kliencie informacje nie zawsze chce się nimi dzielić z innymi.
Wprowadzając zespół w nowy program uświadom pracownikom, że to oni decydują co widzą inni i jak w każdej chwili mogą to zmienić. Przeczytaj w punkcie 6. na jaką platformę możesz się powołać w kontekście ochrony danych.
6. Nie czuję się z tym dobrze, że każdy mój ruch będzie śledzony, wolę raportować o wynikach
Jedni nazwą to efektem „Wielkiego Brata”, „Okiem Saurona”, lub powołają się na „Orwellowską Rzeczywistość”. Jakkolwiek nazwane nikt nie lubi być nieustannie sprawdzany. Ty też nie, dlatego możesz z łatwością odnieść się do obiekcji Twojego zespołu.
Na początku przedstaw swoim ludziom do jakich informacji masz dostęp. Pokaż jakie działania widoczne dla nich w systemie są prywatne. Jak mogą zarządzać swoją prywatnością i w jaki sposób dzielić się wyłącznie wybranymi informacjami z pozostałymi współpracownikami. Powołaj się na przykłady ochrony części informacji w programach, których używają na co dzień takich jak np. Facebook. Na tej platformie oni również decydują z kim i czym się chcą podzielić i kto będzie miał dostęp do ich prywatnej korespondencji.
A co z automatycznymi raportami? Uświadom zespołowi, że widzisz jedynie podsumowanie ich działań ile kto wykonał telefonów, wysłał wiadomości e-maili i odbył spotkań. Pomaga Ci to ocenić, czy zespół osiągnie zamierzony cel i szybciej zareagować w razie wystąpienia problemów.
7. Płacicie mi za sprzedawanie, a nie dbanie o bazy danych
Dla większości sprzedawców główną motywacją do działania jest prowizja. W tym wypadku najważniejsze jest wyjaśnienie zespołowi, że dobrze dobrany CRM pomaga osiągać lepsze wyniki i szybciej realizować założone cele.
Wzmocnij swój przekaz stosując porady z punktu 3. Pokaż swoim handlowcom jakie są korzyści ze stosowania systemu do organizowania i porządkowania wszystkich informacji. Przypomnij, że wybrany przez Ciebie system wiele informacji zbiera automatycznie oszczędzając tym samym czas, który i tak poświęcali na prowadzenie swoich notatek.
Podsumowując najważniejsze przy wdrażaniu nowego rozwiązania dla Twojego zespołu sprzedaży jest rzetelne zaprezentowanie systemu wraz z wytłumaczeniem jak pomoże w codziennej pracy i co dzięki niemu zyskacie. Oprócz tego wymyśl dobrą zachętę np. finansową do rozpoczęcia testowania nowego programu oraz jego nauki. Pomoże to przełamać pierwszy opór.
