Obecnie coraz popularniejsze stają się inne formy pracy, które pozwalają na obniżenie kosztów zatrudnienia. Telepraca – czyli inaczej praca zdalna to określenie na relację zawodową, w której pracodawca powierza pracownikowi obowiązki do wykonywania poza siedzibą firmy.
Kluczowe pozostaje tutaj precyzyjne sformułowanie oczekiwań a także odpowiedni poziom obowiązków – jeżeli konieczna jest prócz tego koordynacja pracy zespołu. Na szczęście na rynku nie brakuje rozwiązań, które ułatwiają zarządzanie zespołem.
Jakie są najważniejsze korzyści oraz zagrożenia płynące z wprowadzenia telepracy w wymiarze częściowym lub całkowitym? Dla pracowników to przede wszystkim większy komfort – oszczędność czasu oraz kosztów dojazdu do firmy. Z kolei dla pracodawców taka forma gwarantuje oszczędności – maleją koszty zatrudnienia wynikające z konieczności zorganizowania stanowiska pracy oraz niezbędnych narzędzi do niej. Firma ma także szanse pozyskania specjalistów z danej dziedziny, którzy mieszkają w dużym oddaleniu od siedziby. Zdalna forma zatrudnienia najbardziej sprawdza się wśród osób analizujących i przetwarzających informacje, a także w firmach niewielkich i rozwijających się. Nie należy zapominać o zagrożeniach, do których zaliczane są m.in. : trudności w sprawowaniu kontroli nad realizacją zadań, zakłócenia na kanałach komunikacyjnych pomiędzy pracownikami a kierownictwem, a także konieczność wprowadzenia samodyscypliny oraz zwiększenie ilości obowiązków dla pracowników. Jak zatem w łatwy sposób zarządzać zdalnie zespołem?
Odpowiedzią na tę potrzebę są rozwiązania informatyczne oraz strategiczne. Kierowanie wirtualnym zespołem wymaga posiadania odpowiednich narzędzi. Komunikowanie się na odległość, rozdzielanie zadań, koordynowanie ich realizacji w ustalonym porządku mogą stanowić nie lada wyzwanie logistyczne. Warto zainwestować w takie narzędzia, które umożliwią utworzenie wielu kanałów komunikacyjnych, tak aby zarówno menadżer miał możliwość porozumienia się z każdym z członków zespołu, jak i by każdy wykonawca mógł skonsultować swoje dotychczasowe działania z innymi współpracownikami. Należą do nich różnego rodzaju komunikatory, zarówno te ogólnodostępne, jak i nastawione na bardziej profesjonalnych użytkowników.
W kwestii zarządzania realizacją zadań dobrym pomysłem może być wdrożenie systemu CRM. Dzięki niemu można usprawnić proces udostępniania informacji na kanałach wewnętrznych, jak i cedowania obowiązków na konkretnych członków zespołu. Innym konceptem pozostaje np. aplikacja społecznościowa Yammer, z tym, że tutaj występują większe ograniczenia. Wymiana informacji ogranicza się do jednego przedsiębiorstwa. Takie rozwiązanie ma swoje wady i zalety – z jednej strony pozwala na większą integrację całego zespołu oraz na ochronę przed dostępem do danych przez osoby trzecie, jednak z drugiej strony – to dużo mniej uniwersalna propozycja. Niezależnie od wybranego medium najistotniejsze pozostaje regularne nawiązywanie kontaktów z członkami załogi, zwracanie uwagi na koordynowanie wszystkich terminów w ramach wykonywania zadań, jak i regularne motywowanie pracowników do sumiennego wykonywania obowiązków. Bardzo ważne są również cykliczne raporty – w ramach systemów CRM generowane automatycznie. Dzięki nim można w trybie natychmiastowym modyfikować strategię sprzedaży, rozdzielać zadania etc.